Séminaire résidentiel : comment choisir le bon hôtel ?

De nombreuses sociétés choisissent l’hôtel comme cadre de leurs séminaires. S’il n’est pas obligatoire de forcément se tourner vers un hôtel 100% business, quelques règles et réflexions se dégagent pour réussir son événement.

1) Opter pour un cadre agréable, accessible et qui correspond au groupe

L’organisation d’un séminaire résidentiel implique de nombreux paramètres, dont celui de bien choisir son hôtel… selon des critères arrêtés. Par exemple, bien prendre en compte le profil de ses collaborateurs et des participants devrait être un élément important dans votre choix. Certaines sociétés se tournent vers des hôtels atypiques, là où d’autres vont opter pour une adresse festive en bord de mer, ou un hôtel business-friendly plus classique ! Quel est l’âge moyen des participants ? Quels sont leurs goûts et lieux de prédilection ? Ce type de questions aide à mieux cerner l’endroit à retenir.

Il est aussi important de prendre en compte l’accès (transports et parking) à l’hôtel, pour éviter de transformer l’escapade professionnelle en calvaire pour se garer ou atteindre les lieux.

Enfin, en ville ou à la campagne ? En bord de mer ou à la montagne ? En France ou à l’étranger ? Le tout est de choisir un cadre agréable pour casser pendant un temps la routine habituelle du travail.

2)  Ne pas lésiner sur la qualité des chambres, installations et services

Le séminaire est l’occasion pour les équipes de se retrouver, de progresser ensemble… mais aussi de profiter de ce temps particulier. C’est quasi impossible si l’hôtel retenu est de qualité moyenne, avec une literie inconfortable ou une chambre mal insonorisée par exemple. Il est donc important de choisir un bon hôtel réputé pour sa qualité de service et d’infrastructures.

3) Identifier les opportunités de team building (sur place)

Activités en plein air sur place ou à proximité, espaces variés permettant d’organiser des ateliers de team building… un bon hôtel pour un séminaire résidentiel doit pouvoir permettre d’allier travail et détente au gré de ses différents espaces et infrastructures.

A ce stade, il peut être utile de dresser la liste des objectifs du séminaire (d’intégration, de motivation, ou autre), qui reste le premier type  de réunion professionnelle pour les MICE . Cela permettra de bien identifier le type d’activités qui y correspond et de choisir le lieu, mais aussi l’hôtel adéquats. Artistiques, sportives, culinaires, visites culturelles… les options de team building ne manquent généralement pas, et il est important de pouvoir s’y retrouver.

4) Choisir un hôtel business-friendly

Au-delà du caractère de l’hôtel, original, contemporain, de charme ou dans l’air du temps, il est important d’identifier à l’avance si des salles de réunion et de conférences sont disponibles, ainsi que tout le matériel technique dont vous pourriez avoir besoin : projecteurs, écrans, micros, etc.

A l’heure actuelle, de nombreux hôtels lifestyle offrent des possibilités d’équipements adaptés, ce qui en fait de nouvelles adresses pour organiser des séminaires qui sortent de l’ordinaire.

5) Checker dans ses détails l’offre de restauration et les extras

A la différence d’un séminaire semi-résidentiel (selon les cas), le séminaire résidentiel inclut généralement l’ensemble des prestations liées à l’hébergement, aux salles de réunion… mais aussi aux repas et en-cas.

Comment se passent les pauses café ? Y a-t-il assez de place au restaurant pour toute l’équipe – et l’offre culinaire vous satisfait-elle ? Quels sont les services additionnels proposés, et à quels prix ?

C’est à ce stade aussi que se joue un élément important : le budget. L’offre globale correspond-elle à ce que votre entreprise a prévu de dépenser ? Est-ce que cela inclut aussi toutes les activités, mais aussi les éventuels goodies ?

Ces points soulèvent autant de questions à se poser lors du choix d’un hôtel approprié pour le prochain séminaire résidentiel de votre société… la bonne nouvelle est que les établissements ne manquent pas !

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